Publicado: 29/10/2023 | Actualizado: 12/07/2024
El término ARCHIVO proviene del latín archivum y a su vez del griego archeion. De acuerdo con el Consejo Internacional de Archivos, el término hace referencia al conjunto de documentos (libros, fotos, recortes de diarios) producidos por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de sus funciones o actividades.
También puede implicar el lugar físico donde se custodian uno o varios documentos públicos o particulares. Las bibliotecas, las hemerotecas -por ejemplo- son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena organización, clasificación y distribución para su uso eficiente, y son de suma importancia cuando se realiza una investigación histórica.
Así mismo, los lugares preparados para albergar y custodiar grandes cantidades de información son conocidos como archivos. Por ejemplo, las empresas e instituciones públicas o privadas tienen, por lo general, un departamento de archivos que está dedicado al resguardo y conservación de los documentos de la entidad: información económica y financiera, kárdex de todo el personal, documentos de constitución y títulos de propiedad, registros de compras ventas de mercaderías o activos fijos, etc.
Por otra parte, el término archivo implica la acción y efecto de archivar, es decir, guardar documentos en un archivo (entregó la documentación para proceder a su archivo) o dar por terminado un asunto (el juez ordenó el archivo del caso).
En informática, el archivo es un conjunto de datos almacenados en la memoria de una computadora llamada disco duro, o en otros dispositivos de almacenamiento o electrónicos como: cd’s, pendrive, card disk, discos virtuales, ipad u otro. Así, el archivo es el elemento de información compuesto por una suma de registros.
Actualmente, los archivos mencionados al inicio y que se conservan en papel se están digitalizando con el fin de reducir espacios físicos, facilitar su organización y búsqueda. Así, los archivos informáticos por lo general tienen las siguientes características: nombre, extensión, tamaño, descripción, ubicación y formato.
En Colombia, archivo es sinónimo de oficina. Y en otro sentido, pero de poco uso, cuando se habla de archivo se hace referencia a una persona a quién se confía un secreto o recónditas intimidades y sabe guardarlas; así también, se hace referencia a una persona que posee cierto grado de perfección o conjunto de perfecciones (Juan es un archivo de cortesía, lealtad, alegría).
RESUMEN
Sustantivo masculino
- Conjunto ordenado de documentos.
- Edificio público donde se conservan documentos.
- Mueble en que se orden documentos.
- Acción o efecto de guardar documentos o información.
- Acción y efecto de terminar un asunto.
- Conjunto de información almacenada en una computadora.
Figurativamente
- Que posee un grado de perfecciones o conjunto de perfecciones.
- Persona de grandes conocimientos.
- Persona o lugar de confianza que guarda secretos.
Sinónimos: registro, fichero, casillero, repertorio, índice, carpeta, cartulario, cedulario, catálogo, biblioteca, clasificador, archivador.
